Numa altura em que temos de observar o distanciamento social e ainda assim trabalhar em estreita colaboração, as tecnologias modernas desempenham um papel fundamental. Quanto melhor as equipes de TI de uma empresa puderem fazer essa transição, mais poderão ajudar os funcionários e colegas de trabalho a se sentirem confiantes e apoiados. A Western Digital apresenta oito dicas para suas equipes de TI.
Como medida preliminar no quadro da crise do coronavírus, cada vez mais empresas, empresas, mas também os governos de cada país recomendam, ou mesmo recomendam diretamente, trabalhar a partir de casa. As equipas de TI enfrentam agora a tarefa de fazer esta transição e proteger sistemas de dados, dispositivos de computação móveis e aplicações nas novas condições. Eles são desafiados a garantir que funcionários e colegas de trabalho se sintam conectados de forma segura e totalmente produtivos, mesmo quando trabalham em casa. Reunimos algumas dicas de nossas próprias equipes de TI que podem ajudar nessas mudanças e garantir um fluxo de trabalho mais bem-sucedido.
Não demore. Comece hoje (literalmente agora mesmo)
A maioria das empresas e firmas já transferiu parte de sua força de trabalho para o ambiente doméstico. Mas se for apenas uma pequena parte, esteja preparado para um cenário completamente diferente, caso haja centenas ou milhares de pessoas simultaneamente necessitando de conexões remotas a sistemas virtuais. Se a sua empresa ainda não implementou o trabalho a partir de casa, ou apenas parcialmente, utilize este tempo para se preparar para a situação potencial em que a maioria dos funcionários necessitará de aceder a aplicações e dados a partir de locais remotos. Ficar um passo à frente da sua infraestrutura de dados e ter orientações e documentação disponíveis com antecedência ajudará a garantir uma transição tranquila para uma nova forma de trabalhar na sua empresa durante esses tempos críticos.
Teste até a primeira falha
Teste seus sistemas para garantir desempenho, confiabilidade e escalabilidade. Testa aplicativos e infraestrutura de hardware para carga máxima. Verifique quantas conexões sua VPN pode suportar. E mande a equipe de TI tentar trabalhar em casa. Descubra onde pode haver lacunas e pontos fracos ao trabalhar remotamente. É muito melhor descobrir o que falha durante os testes do que quando os funcionários confiam totalmente no sistema. Portanto, descubra com antecedência onde estão os pontos fracos e corrija-os imediatamente.
Promova a opção certa entre a infinidade de ferramentas de comunicação e segurança
Existem inúmeros aplicativos para reuniões virtuais, briefings, compartilhamento de documentos, criação de projetos e outras ferramentas de gestão, e é provável que as pessoas da sua empresa hoje utilizem mais de um (autorizado ou não). Agora é a hora de aplicar as ferramentas e aplicativos oficiais que os funcionários deveriam usar. Certifique-se do número de licenças e reúna instruções (disponíveis e compartilhadas) sobre como instalar e usar os aplicativos selecionados.
Prepare-se para monitoramento ininterrupto e suporte 24 horas por dia, 7 dias por semana
A cada nova situação, será necessário monitorar cuidadosamente a infraestrutura e ser capaz de responder em tempo real às interrupções. Esteja preparado para fornecer suporte de TI de forma mais ampla e em diferentes horários do dia.
Estabelecer uma política sobre o uso de laptops, periféricos e acesso a serviços
Você precisará implementar diretrizes e regulamentos sobre como sua empresa pode apoiar os funcionários que trabalham em casa com ferramentas como acesso à Internet e equipamento técnico. Você deve obter respostas para as seguintes perguntas:
- Quantos funcionários precisarão de um laptop para trabalhar em casa? Quantos laptops você pode fornecer?
- A empresa pagará pela conexão à internet e ligações telefônicas?
- E se alguém não tiver conexão com a Internet ou for insuficiente?
- Qual é a abordagem e as instruções para solicitar periféricos como teclados, monitores, fones de ouvido e assim por diante?
Crie documentação prática (e acessível)
Quanto mais você apoiar a força de trabalho remota no uso das ferramentas certas, mais afetará a produtividade da empresa, mas também o clima positivo na empresa. Prepare a documentação e os recursos certos para que todos possam trabalhar melhor – tanto os funcionários que agora trabalham em casa quanto sua própria equipe de TI. Certifique-se de criar um local claro onde os funcionários possam encontrar instruções e guias sobre como instalar aplicativos e ferramentas selecionados e onde encontrar esses aplicativos. Além disso, reserve um momento para garantir que todos os seus documentos, arquivos e acesso à conta de todos os sistemas estejam disponíveis para todos os membros principais da sua equipe de TI.
Repita
Agora também é um bom momento para descobrir o que mais pode ser automatizado em seus fluxos de trabalho. Principalmente dúvidas direcionadas ao suporte técnico. Você encontrará muitas perguntas semelhantes, e ferramentas como chatbots de IA ajudarão a aliviar a pressão sobre sua equipe de TI. Qualquer coisa que possa ser automatizada libera sua equipe para realizar tarefas mais complexas.
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Juntos podemos criar um Home Office melhor
Dicas e conselhos sobre como criar um canto de trabalho, organizar sua superfície de trabalho, como colaborar com sua família em espaços compartilhados ou agendar pausas e tempos de inatividade - mesmo assim, você pode precisar ajudar seus colegas de trabalho a alcançar a produtividade máxima com segurança conectado de sua casa. Utilize diversos meios de comunicação – tutoriais, troca de experiências, reuniões de trabalho compartilhadas – e ajude a encontrar formas de ser mais eficiente e estar ainda melhor conectado no ambiente virtual. Você pode oferecer serviços virtuais para uma comunicação um pouco mais pessoal do tipo helpdesk, pode criar um espaço para discussões informais fora do trabalho. Seja criativo.
A tecnologia agora desempenha um papel fundamental. É necessário ajudar as pessoas a manterem contato umas com as outras num momento em que temos que manter o isolamento social. Estas mudanças inesperadas representam um desafio tanto para a infraestrutura de TI como para o moral dos funcionários. Equipes de TI que trabalham melhor podem contribuir significativamente para uma mudança bem-sucedida na comunicação. Quanto mais as equipes de TI ajudarem, mais os funcionários de suporte sentirão e manterão um envolvimento positivo. Gostaríamos de agradecer às nossas equipes de TI pelo trabalho árduo, inovação e paciência durante essa mudança. E para os leitores… mantenham-se saudáveis, comuniquem-se o máximo possível e lembrem-se… façam backup!
